O Sistema de Normalização Contabilística (SNC), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 158/2009 e regulamentado pela Comissão de Normalização Contabilística (CNC, cnc.min-financas.pt), exige através da NCRF 18 (Inventários) que os custos de transformação dos inventários incluam os gastos gerais de produção, fixos e variáveis. Os gastos fixos são imputados com base na capacidade normal das instalações, enquanto os variáveis são imputados em função da utilização real. Os gastos administrativos e comerciais não são capitalizados nos inventários: são reconhecidos como gasto do período na demonstração de resultados, ao contrário dos gastos industriais que transitam para o custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas (CMVMC) apenas quando os bens são vendidos.

A base deve ser o indutor que melhor explica o consumo do custo indireto. Uma serralharia em Braga com forte automação usa tipicamente horas-máquina. Um atelier de arquitetura no Porto usa horas faturáveis dos arquitetos. Uma empresa de construção em Coimbra usa o custo da mão de obra direta da obra. O teste é a correlação: se duplicar a base duplica aproximadamente o consumo de overhead, é um indutor defensável. Bases mal escolhidas distorcem o custo dos produtos e levam a decisões erradas de preçário e de mix. O IAPMEI (iapmei.pt) disponibiliza guias de apoio à gestão de PME que ajudam a estruturar este diagnóstico.

O Custeio Baseado em Atividades (Activity-Based Costing) reparte o overhead por vários centros de atividade (preparação de máquinas, controlo de qualidade, movimentação de materiais, engenharia) e imputa cada centro aos produtos por meio do seu indutor específico. Compensa quando os produtos ou serviços diferem significativamente em complexidade, dimensão de lote ou necessidade de apoio, evitando que uma taxa única favoreça produtos complexos à custa dos simples. Em Portugal o ABC é particularmente útil em empresas certificadas pela ISO 9001 que já documentam processos, e está descrito em literatura técnica disponibilizada pela Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC).

O Instituto Nacional de Estatística (INE, ine.pt) publica anualmente estatísticas das empresas em Portugal organizadas por Classificação Portuguesa das Atividades Económicas (CAE Rev. 3), incluindo Volume de Negócios por Empregado, Valor Acrescentado Bruto e estrutura de gastos. As Estatísticas das Empresas e o Sistema de Contas Integradas das Empresas (SCIE) permitem comparar a estrutura de custos indiretos da sua empresa com a mediana setorial. O Banco de Portugal disponibiliza ainda quadros do setor através da Central de Balanços, úteis para PME que pretendam aferir se a sua taxa de overhead se encontra alinhada com a concorrência.

Existem dois caminhos: reduzir o numerador ou aumentar o denominador. Para reduzir gastos indiretos, renegoceie rendas, otimize a estrutura de supervisão, melhore a eficiência energética (apoios disponíveis através do Fundo Ambiental e do PRR) e centralize serviços partilhados como contabilidade, recursos humanos ou TI. Para aumentar o denominador, melhore a utilização das horas de mão de obra ou horas-máquina, distribuindo os mesmos custos fixos por mais atividade. Atenção a cortes em funções indiretas que protegem a qualidade — sucata e reclamações ao abrigo da garantia legal (Decreto-Lei n.º 84/2021) podem inflacionar o overhead através de retrabalho e custos de não-qualidade.

Quando o overhead aplicado é inferior ao real, está subaplicado e o custo dos inventários e o CMVMC estão subvalorizados; quando excede o real, está sobreaplicado. Desvios pouco significativos são geralmente regularizados diretamente para o CMVMC. Desvios materialmente relevantes devem ser rateados entre Produção em Curso, Produtos Acabados e CMVMC com base no overhead já incorporado em cada conta, para que as demonstrações financeiras reflitam o custo real, em conformidade com o princípio da materialidade da Estrutura Conceptual do SNC e as orientações da CNC (cnc.min-financas.pt).