Il tasso di overhead è il coefficiente con cui si imputano i costi indiretti (overhead) a prodotti, commesse o centri di costo. Per una PMI italiana è rilevante in tre situazioni: redazione del bilancio (valorizzazione delle rimanenze al costo di produzione secondo l'OIC 13), preparazione di preventivi e listini con margini coerenti, e accesso a bandi MIMIT o a finanziamenti agevolati che richiedono di dimostrare il costo pieno industriale. Senza un tasso di overhead strutturato, l'impresa rischia di sotto-prezzare e di iscrivere a bilancio rimanenze incomplete.

Si includono i costi di produzione che non sono direttamente attribuibili a una singola commessa: ammortamenti di macchinari e fabbricati industriali, affitto del capannone, energia elettrica e gas dello stabilimento, manodopera indiretta (supervisori, manutentori, controllo qualità), materiali di consumo non tracciabili, assicurazioni industriali. Restano esclusi i costi amministrativi e commerciali, che secondo l'OIC 13 sono costi di periodo e non concorrono al costo di produzione delle rimanenze, salvo i casi tassativi previsti dal principio.

Il principio contabile nazionale OIC 13 (Rimanenze) stabilisce che le giacenze di materie prime, semilavorati e prodotti finiti vanno valutate al minore tra costo e valore di realizzazione desumibile dall'andamento del mercato. Il costo di produzione include i costi diretti più una quota ragionevole di costi indiretti industriali attribuibili al prodotto, in proporzione al normale livello di capacità produttiva. Il tasso di overhead serve proprio a determinare questa quota in modo sistematico e documentabile per il revisore.

Il conto economico civilistico, disciplinato dall'art. 2425 del Codice Civile, classifica i costi per natura non per destinazione. Gli ammortamenti compaiono alla voce B.10, i costi per servizi (manutenzioni, utenze) alla voce B.7, i costi per godimento di beni di terzi (affitto capannone, leasing) alla voce B.8, il costo del personale indiretto alla voce B.9. La riclassificazione gestionale per centro di costo, necessaria per calcolare il tasso di overhead, è un'elaborazione di contabilità analitica che integra ma non sostituisce lo schema civilistico.

Diverse misure del Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) richiedono di rendicontare i costi indiretti su una base ragionevole: il credito d'imposta Transizione 5.0, i bandi Industria 4.0/5.0, gli accordi per l'innovazione e i contratti di sviluppo. Tipicamente il MIMIT ammette costi indiretti fino a una percentuale forfettaria (spesso 15-25 percento) dei costi diretti di personale, oppure richiede una rendicontazione analitica con tassi di overhead documentati e verificabili dal soggetto attuatore.

La contabilità generale registra fatti aziendali per natura ai fini civilistici e fiscali, producendo il bilancio d'esercizio. La contabilità analitica (o industriale) riclassifica gli stessi costi per destinazione, attribuendoli a centri di costo, commesse, prodotti o linee di business. Il tasso di overhead vive nella contabilità analitica: prende i costi indiretti raggruppati per centro di costo e li ribalta sulla produzione tramite basi di allocazione. Le due contabilità devono riconciliarsi periodicamente per garantire integrità dei dati.

A fine esercizio si confronta l'overhead applicato (tasso predeterminato per attività effettiva) con quello realmente sostenuto. Se lo scostamento è irrilevante in termini quantitativi, si imputa direttamente al conto economico come rettifica del costo del venduto. Se è significativo, va ripartito proporzionalmente tra le rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, prodotti finiti e costo del venduto, in modo che il bilancio rifletta il costo industriale effettivamente sostenuto, coerentemente con i principi di prudenza e competenza dell'art. 2423-bis c.c.