Der Gemeinkostenzuschlagssatz ergibt sich aus dem Verhältnis von Gemeinkosten einer Kostenstelle zu ihrer Bezugsgröße. Im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) werden die primären Gemeinkosten zunächst auf Hilfs- und Hauptkostenstellen verteilt, anschließend die Hilfskostenstellen umgelegt. Pro Hauptkostenstelle (Material, Fertigung, Verwaltung, Vertrieb) wird dann ein Zuschlagssatz gebildet, der in der Zuschlagskalkulation auf die Einzelkosten aufgeschlagen wird.

Nach § 255 Abs. 2 HGB müssen in die Herstellungskosten der Vorräte mindestens die Materialeinzelkosten, Fertigungseinzelkosten, Sondereinzelkosten der Fertigung sowie angemessene Teile der Material- und Fertigungsgemeinkosten sowie des Werteverzehrs des Anlagevermögens einbezogen werden. Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten dürfen einbezogen werden, müssen aber gesondert ausgewiesen werden. Forschungskosten sind ausgeschlossen.

Der Ist-Zuschlag verwendet die tatsächlichen Gemeinkosten und Istbezugsgröße einer abgelaufenen Periode, was zu Schwankungen bei Beschäftigungsänderungen führt. Der Plan-Zuschlag basiert auf budgetierten Werten und sorgt für eine gleichmäßige Kalkulation. Die Differenz zwischen verrechneten und tatsächlichen Gemeinkosten – die Über- oder Unterdeckung – wird im BAB als Kostenabweichung ausgewiesen und am Periodenende geklärt.

Die Maschinenstundensatzrechnung empfiehlt sich in kapitalintensiven Fertigungen, bei denen die Gemeinkosten überwiegend von der Maschinenlaufzeit abhängen (Abschreibungen, Instandhaltung, Energie). Sie löst die maschinenabhängigen Gemeinkosten aus dem Lohnzuschlag heraus und verrechnet sie über einen Maschinenstundensatz. Das verbessert die Kalkulationsgenauigkeit, wenn Lohnstunden und Maschinenstunden stark voneinander abweichen.

Die Prozesskostenrechnung verrechnet Gemeinkosten – insbesondere indirekte Bereiche wie Einkauf, Logistik oder Qualitätssicherung – über Prozesse und deren Kostentreiber statt über pauschale Zuschlagssätze. Sie ist nach Schmalenbach-Tradition eine Erweiterung der Vollkostenrechnung und liefert in komplexen Mehrproduktbetrieben präzisere Stückkosten als das Zuschlagsverfahren, das Komplexität meist nur näherungsweise abbildet.

Die Bezugsgröße muss die Kostenverursachung möglichst gut abbilden. In lohnintensiven Kostenstellen sind Fertigungslohnkosten oder -stunden sinnvoll, in maschinenintensiven Bereichen die Maschinenstunden. Das IDW empfiehlt, die Bezugsgröße so zu wählen, dass sie eine kausale Beziehung zum Gemeinkostenanfall aufweist. Eine schwache Korrelation verzerrt Produktkosten und führt zu Quersubventionierung zwischen Aufträgen.